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La durée de conservation des documents en entreprise
16/10/2021
Evitez les sanctions pouvant aller jusqu'à 10.000 euros : pensez à bien conserver vos documents d'entreprise pendant un certain laps de temps, et même après la fermeture ! On vous dit tout...
Toujours en activité ou bien fermée et quelle que soit sa forme, une entreprise doit conserver tout document émis ou reçu dans l'exercice de son activité pendant une durée minimale.
Pour quelle raison conserver ces documents ?
- D’une part, pour assurer une gestion efficace au quotidien
- D’autre part, garanties dans le cadre d’un litige avec un fournisseur, un client ou un salarié, ces documents constituent des obligations, des droits et des attestations.
Découvrez les délais de conservation à respecter pour ne pas être exposé à une sanction.
| Documents concernés | Durée minimale de conservation |
| Les documents liés aux Ressources Humaines | |
| Contrats d’embauche, bulletins de salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, registre du personnel (à compter du départ du salarié), accidents du travail et inspections, régimes de retraite | 5 ans |
| Les documents sociaux de l'entreprise | |
| Les comptes annuels (bilans, comptes de résultats, annexes…) | 10 ans |
| Les statuts de la société (Kbis…) |
5 ans à compter de la radiation |
| Les pouvoirs, rapports du conseil d’administration ou du gérant, convocations et feuilles de présence | 3 ans |
| Les documents fiscaux | |
| Impôt sur le revenu, impôt sur les sociétés, les bénéfices industriels et commerciaux (BIC), les bénéfices non commerciaux (BNC), la cotisation foncières des entreprises (CFE), la valeur ajoutée des entreprises (CVAE), les impôts directs locaux... | 6 ans |
| Les pièces justificatives de TVA , les documents concernant les taxes, les impôts et les droits. | 6 ans |
| Les documents et pièces comptables | |
| Les livres, pièces justificatives et registres | 10 ans |
| Les documents civils et commerciaux | |
| Les contrats, documents bancaires et ceux établis dans le cadre de transport de marchandises | 5 ans |
| Les déclarations de douanes | 3 ans |
| Factures clients, fournisseurs, contrats conclus par voie électronique, bons de commande, bons de livraison | 10 ans |
Enfin, divers documents peuvent prendre une valeur historique : certaines entreprises ont un passé rempli d’événements marquants (c’est le cas, par exemple, des sociétés familiales). À partir des archives, il est possible de construire à nouveau cette histoire.
Quelles sont les sanctions en cas de non conservation ?
Dans certains cas, ne pas conserver les documents, notamment les documents fiscaux, peut vous valoir une amende de 10.000 euros (article 1734 du code général des impôts).
Chez Main Office, nous vous aidons à établir un plan de gestion des archives de votre entreprise :
• Plan de classification
• Calendrier de conservation
• Système de repérage des documents (recherche, gestion des documents, etc.)
• Lieu de conservation des archives (physique ou numérique)
Aidez-moi à archiver mes documents
Rédaction de cet article : Sylvette VERGNAC,
Office Manager indépendante à Nantes
BIENVENUE !
Ici, nous parlons de notre métier. Nous évoquons ce qui tourne autour du monde de la gestion d'entreprise. Bonne lecture !
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Auteure de ce blog
Sylvette VERGNAC,
Office Manager indépendante à Nantes
EXPÉRIENCE
- Micro-entreprise, TPE, PME, Groupe international
- 7 ans comme chef d'entreprise et co-gérance
- 7 ans de commerce
- 15 ans d'office management et d’assistanat de direction
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